Proceso Administrativo

1. Planeación.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.
La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.
La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales
Que son:
1. Contribución a los objetivos y propósitos
2. Primacía de la planeación
3. Extensión de la administración
4. Eficacia de la planeación
El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.

Principios de la planeación:
En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:
Precisión: El cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas.
Flexibilidad: En aparente contraposición al principio de “precisión” antes mencionado, tenemos el que un curso de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa.
Unidad de dirección: Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes.
Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible.
Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento
Elementos de la planeación:
A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y
servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes; el de la Universidad la enseñanza, la investigación y la extensión.
A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:
Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.
La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes.
Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones.
Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.
Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas.

Etapas De Planeación.
Está integrada por las siguientes etapas:
Propósitos.Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente a un grupo social.
Las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.
a. Son básicos o trascendentales porque constituyen el fundamento de los demás elementos.
b. Genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
c. Permanentes, porque permanecen vigentes durante el periodo de vida de la organización.
d. Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado.
Investigación:La investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos. La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente.
Premisas:Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
1.- Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos.2.- Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades. Están premisas externas pueden ser:
a. De carácter político.
b. De carácter legal.
c. Económicas.
d. Sociales.
e. Técnicas.
f. Otros factores.
Objetivos.Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Clasificación de los objetivos:
1. Estratégicos o generales: comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo.
2. Tácticos o departamentales: se refieren a un área o departamento de la empresa, se establecen a corto o mediano plazo.
3. Operacionales o específicos se establecen en niveles o secciones más especificas de la empresa e invariablemente son a corto plazo.
Estrategias:Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Las estrategias en la empresa nacen como unas respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la empresa en sí.
Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas:
1. Determinación de los cursos o alternativas: consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.
2. Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en consideración las ventajas y desventajas de cada una de ellas.
3. Selección de alternativas: considerar las alternativas más idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas.
Políticas.Las políticas son guías para orientar la acción, son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.


Organización
Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. También se definen como un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración de Empresas, y a su vez de algunas áreas de estudio de otras disciplinas
Ejemplos de organización:
ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
· Estructura
· Agrupación y asignación de las actividades y responsabilidades
· Jerarquía
· Simplificación de funciones

Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
Responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Los elementos básicos del concepto son:
Estructura.
La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos

Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.


SUS PRINCIPIOS
· Del objetivo
· Especialización
· Jerarquía
· Autoridad y responsabilidad
· Unidad de mando
· Difusión
· Amplitud o tramo de control
· De la coordinación
· Continuidad


Del objetivo
Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben
Estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.

Especialización
Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea Posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más Especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y
Destreza.

Jerarquía
Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que Emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la Responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el Nivel más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

.Paridad de autoridad y responsabilidad
Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de Autoridad necesaria para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer Responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder Realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre Determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
Unidad de mando
Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada Función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar más de un Superior porque si el empleado recibe órdenes de más de un solo jefe,esto solo le Ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
Difusión
Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y Responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los Miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por Otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
Amplitud o tramo de control
Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un Ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick Dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no esté sobrecargado y pueda, en determinado momento, Atender funciones de mayor importancia.
De la Coordinación
Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El
Administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones Continuidad La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.



ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN
· División del trabajo
· Coordinación

· División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo.

· Jerarquización: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o
Importancia.

· Departamentalización: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades especificas con base en su similitud

.



Dirección.
Es UNA etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo.
Elementos del Concepto.
· Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
· Motivación.
· Guía de los esfuerzos de los subordinados.
· Comunicación.
· Supervisión.
· Alcanzar las metas de la organización.
Importancia.
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la organización.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.
A través de ella se establece la comunicación.
Principios.
· De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
· Impersonalidad de mando.
· De la supervisión.
· De la vía jerárquica.
· De la resolución del conflicto.
· Aprovechamiento del conflicto.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:
La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
Los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando
Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directa:
Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, para que se realicen con mayor facilidad.
De la vía jerárquica:
Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes para facilitar.
De la resolución del conflicto:
Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Principios de la Dirección
Motivación:
Es una característica de la Psicología humana y fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. Es la forma más eficiente de motivar alos trab. Con un incentivo salarial cuanto más produzcan los trabajadores más ganan
Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales del miembro de un grupo.
Comunicación:
Consiste en vigilar que se lleve a cabo una buena relación entre empleados y gerentes para que no existan desacuerdos.
Equipos y Trabajo en equipo:
Un equipo se define como dos o más personas que interactúan y se influyen entre sí, con el propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los
Formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas específicas.

La toma de decisiones para la dirección básicamente implica;

1. Manipular las variables controlables pertinentes y
2. Aprovechar la ventaja de las variables no controlables pertinentes que puedan influir en el éxito operacional a largo plazo.

Las variables pueden ser clasificadas bajo tres categorías: a) externas (PIB, competencia, población etc.) o internas (Métodos de venta, publicidad, estructura de costos etc.), b) de acuerdo al tiempo (corto plazo, mediano plazo, largo plazo), y c) controlables o no controlables. Conforme al análisis de estas variables se plantean las estrategias convenientes para el futuro de la empresa.

Las variables no controlables deben ser proyectadas y planificadas para lograr el pleno provecho de sus consecuencias favorables previstas y manipular las consecuencias desfavorables.

Pueden identificarse dos tipos principales de planes de la dirección, como se muestra a continuación:




TIPO
DIMENSIÓN
DE TIEMPO

CARACTERISTICAS

Estratégico
(desarrollado por la alta administración)



Táctico u operacional
(desarrollado participativamente por todos los niveles de la administración)

Corto plazo
Se concentra en los objetivos de la empresa y sus estrategias globales; afecta a todas las funciones de la administración; entraña consecuencias de alcance general y de largo plazo.

Afina los objetivos de la empresa para desarrollar programas, políticas y expectativas de desempeño; implica tiempos entre el mediano y el corto plazo; se concentra en los niveles de autoridad y responsabilidad asignadas; proporciona información sobre el presupuesto para efectos de los informes de desempeño

Aprovechamiento del conflicto:
· Experiencia.
· Experimentación.
· Investigación.
· Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, o un plan que comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.
Etapas de Dirección
Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
Reglas:1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto.
2. De la provisión de elementos necesarios.
A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el
ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse
alrededor de amistades e intereses comunes.
CONTROL.-
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a. Comparar los resultados con los planes generales.
b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medición.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
INTERRELACIÓN ENTRE LAS FUNCIONES
En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de modos entrelazadas e interrelacionadas.
Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico.
Debe haver una supervisión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza.
A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.